Buenas a tod@s, hoy estamos tristes, ya que abordamos la última tarea de este apasionante MOOC de innovación, empezamos abordando los puntos propuestos.
1. Se describe de forma clara el RETO que has abordado.
Innovación 1ª: Informatización de los procesos internos
Actualmente las peticiones de equipamiento de los centros se realizan todas a través de escritos en papel, nosotros vamos a proceder a elaborar un archivo informático con todas ellas, normalmente se realizan unos procesos que requieren de la impresión de documentos para poder realizar las peticiones, desde aquí vamos a eliminar esos documentos en papel para realizar las peticiones de forma telemática, para ello tenemos a nuestra disposición un módulo en nuestro programa informático donde poder cargar y elaborar las peticiones de equipamiento de los centros, en esta primera semana hemos conseguido ahorrar tiempo (en la elaboración de fichas, impresión y gestión).
Innovación 2ª: Informatización de cara al público
Por otro lado nos gustaría plantear una innovación que por desgracia no está en nuestra mano, se trataría de poder dar a los centros una aplicación web (o módulo dentro del actual “Séneca”) donde los centros solicitaran sus necesidades de equipamiento, para eliminar totalmente el papel y las largas tramitaciones (en tiempo) pasando de mesa en mesa. Este módulo podría incluir las siguientes funcionalidades:
– La posibilidad de cargar fotos del mobiliario deteriorado.
– Que los centros tuvieran acceso a poder saber el catálogo de artículos de los que dispone la administración y su stock.
– Finalmente, una vez solicitada y justificada la necesidad de material por parte del centro, se pasaría a comprobar (en base al historio de envíos realizado y las fotografías) si realmente procede el envío del material.
Innovación 3ª: Colaboración entre administraciones
Otra cosa que no entendemos como no está estandarizada es la colaboración entre administraciones en este sentido. Existen numerosas entidades dentro además de cada comunidad autónoma (e incluso a nivel internacional) que deben trabajar una logística muy similar.
Sin tener que ir muy lejos, dentro de esta misma comunidad autónoma, el SAS en lugar de enviar pupitres envía camas, y en lugar de libros envía vendas, pero el sistema de funcionamiento debe ser muy similar.
Es inexplicable que entre estos dos entes (y demás similares) no se pongan métodos de trabajo en común, aplicaciones informáticas y demás innovaciones simultáneamente, teniendo además trabajos duplicados.
Si esto lo llevamos a nivel autonómico, cada comunidad autónoma de este país tiene un ente similar al nuestro y sin embargo todos funcionamos como reinos de taifas, cuando sería muy beneficioso para el bien común poner en conocimiento de los demás las formas de trabajar y las pequeñas innovaciones que vayan surgiendo.
Pero como en casi todo, el principal escollo es la rigidez de los procesos, la jerarquización o los distintos signos políticos en cada administración.
Innovación 4ª: Colaboración con la empresa privada.
En lugar de tratar a la empresa privada como meros suministradores (tal y como ocurre ahora), creo que se podría aprender mucho mutuamente teniendo parcelas en común con ellos.
Estoy convencido que IKEA, AMAZÓN o ALIEXPRESS nos podría dar muchas lecciones de logística, y mejoras que llevar a cabo.
2. Se indica si se ha hecho en colaboración con otras personas o en solitario.
Como bien sabéis hemos formado equipo José Antonio Castillo https://innovacinjacastillo.wordpress.com/ y Manuel Ayala http://innovando2016.blogspot.com.es/
3. Si se ha realizado en colaboración aparece explícitamente el enlace al espacio que habéis usado para el encuentro y el trabajo en equipo (comunidad de Google+, grupo de Facebook, documento colaborativo,…).
En nuestro caso, al tratarse de compañeros de trabajo, hemos colaborado activamente por las tardes, una vez finalizada la jornada laboral, hemos evaluado y repensado el procedimiento empleado en la innovación del punto 1, que es la que hemos podido desarrollar y aplicar en nuestro trabajo.
4. Se muestra una sucesión clara de acciones encaminada a la implantación de la iniciativa (reuniones, consulta de documentación, encuentros virtuales o presenciales con otros miembros del equipo,…)..
Como ya hemos comentado en el punto anterior, nuestras reuniones han sido presenciales al compartir el mismo lugar de trabajo, hemos desarrollado el archivo de documentación conjuntamente, para ello hemos revisado el histórico en papel de todas las peticiones recibidas, para analizar los principales errores cometidos anteriormente y evaluar los procesos que se podían mejorar en tiempo de ejecución y eficiencia económica.
5. Cada una de las acciones que se especifican presentan algunos de los siguientes elementos:
- Están justificadas (¿por qué he hecho esto?)
Hemos realizado el archivo informático y empleado nuevos procesos de forma telemática, para poder agilizar el trámite de las peticiones y concentrar de manera más ágil y rápida la búsqueda de las mismas por supuesto sin dejar de lado el medio ambiente, hemos reducido significativamente el papel gastado.
- Se especifica el resultado (¿qué he conseguido?)
Con respecto al sistema anterior hemos mejorado el filtrado y la búsqueda de datos, ya que anteriormente había que revisar el archivo completo, de esta manera hemos ahorrado tiempo y hemos conseguido ser más eficientes.
- Se evalúa la acción (¿ha sido efectiva?, ¿cómo podría haber tenido más éxito?)
Esta acción ha sido muy efectiva, podría haber tenido muchísimo más éxito si como bien explicábamos en el punto 2 de innovación se hubiese realizado por parte de nuestra dirección la informatización de cara al público, haciendo un gobierno abierto para que los centros pudieran haber tenido acceso a las peticiones, catálogo de mobiliario, etc.
- Se acompaña de una reflexión sobre los cambios que en mi forma de pensar o de proceder han tenido (¿qué he aprendido?)
Hemos aprendido que no hay conformarse con lo establecido, que incluso desde los puestos de menos responsabilidad se pueden realizar pequeñas innovaciones para mejorar el rendimiento laboral de una forma muy sencilla.
- Se presentan evidencias (fotografías, vídeos, gráficos,…)
En la imagen superior tenemos un pantallazo de la aplicación en cuestión. Para cada centro educativo hay un registro de envíos, y hemos enlazado las peticiones de las que disponemos en PDF con esta aplicación, registrándolas dentro de la misma y grabando los artículos que solicita cada centro (hemos tenido que cegar muchos datos ya que son de carácter confidencial)
Espero que os haya resultado interesante. Un saludo evaluadores.
innovacinjacastillo 